Organisieren Ihrer Genealogie-Dateien

Stapel von Kopien alter Aufzeichnungen, Ausdrucke von Genealogie-Websitesund Briefe von anderen Ahnenforschern sitzen in Stapeln auf dem Schreibtisch, in Kisten und sogar auf dem Boden. Einige sind sogar mit Rechnungen und Schulzeitungen Ihrer Kinder gemischt. Ihre Papiere sind möglicherweise nicht vollständig unorganisiert - wenn Sie nach etwas Bestimmtem gefragt werden, können Sie es wahrscheinlich finden, aber es ist definitiv kein Ablagesystem, das Sie als effizient bezeichnen würden.

Ob Sie es glauben oder nicht, die Lösung ist so einfach wie ein Organisationssystem zu finden, das Ihren Bedürfnissen und Forschungsgewohnheiten entspricht, und es dann zum Laufen zu bringen. Es ist vielleicht nicht so einfach, wie es sich anhört, aber es ist so ist machbar und hilft letztendlich dabei, Sie davon abzuhalten, Ihre Räder zu drehen und die Forschung zu duplizieren.

Wenn Sie eine Gruppe von Ahnenforschern fragen, wie sie ihre Dateien organisieren, erhalten Sie wahrscheinlich so viele unterschiedliche Antworten wie Ahnenforscher. Es gibt eine Reihe populärer Genealogie-Organisationssysteme, einschließlich Ordner, Notizbücher, Dateien usw., aber es gibt wirklich kein einzelnes System, das "am besten" oder "am besten" ist "richtig." Wir alle denken und verhalten uns unterschiedlich. Daher ist letztendlich die wichtigste Überlegung bei der Einrichtung Ihres Ablagesystems, dass es zu Ihrem persönlichen passt Stil. Das beste Organisationssystem ist immer das, das Sie verwenden werden.

Im Verlauf Ihres Genealogie-Projekts werden Sie feststellen, dass Sie für jede Person, die Sie recherchieren, zahlreiche Papierdokumente einreichen müssen - Geburtsurkunden, Volkszählungsunterlagen, Zeitungsartikel, Testamente, Korrespondenz mit Kollegen, Website-Ausdrucke usw. Der Trick besteht darin, ein Ablagesystem zu entwickeln, mit dem Sie jederzeit problemlos auf eines dieser Dokumente zugreifen können.

Zu den häufig verwendeten genealogischen Ablagesystemen gehören:

• Nach Nachname: Alle Papiere für einen einzelnen Nachnamen werden zusammen abgelegt.
• Mit dem Paar oder der Familie: Alle Papiere, die sich auf einen Ehemann und eine Ehefrau oder eine Familieneinheit beziehen, werden zusammen eingereicht.
• Mit der Familienlinie: Alle Papiere, die sich auf eine bestimmte Familienlinie beziehen, werden zusammen abgelegt. Viele Ahnenforscher beginnen mit vier solchen Ahnenlinien - eine für jeden ihrer Großeltern.
• Nach Ereignis: Alle Artikel, die sich auf einen bestimmten Ereignistyp beziehen (d. H. Geburt, Heirat, Volkszählungusw.) werden zusammen abgelegt.

Beginnend mit einem der vier oben genannten Systeme können Sie Ihre Papiere dann weiter in die folgenden Kategorien einteilen:

• Nach Ort: Die Papiere werden zuerst nach einem der vier oben aufgeführten Genealogie-Ablagesysteme gruppiert und dann weiter nach Land, Bundesstaat, Landkreis oder Stadt aufgeschlüsselt, um die Migration Ihres Vorfahren widerzuspiegeln. Wenn Sie beispielsweise die Nachnamenmethode wählen, gruppieren Sie zuerst alle CRISP-Vorfahren und Dann zerlegen Sie die Stapel weiter in die England CRISPs, die North Carolina CRISPs und die Tennessee Kartoffelchips.
• Nach Datensatztyp: Die Papiere werden zuerst nach einem der vier oben aufgeführten Genealogie-Ablagesysteme gruppiert und dann weiter nach Datensatztyp (d. H. Geburtsaufzeichnungen, Volkszählungsaufzeichnungen, Testamente, usw.).

Der erste Schritt zum Starten eines Organisationssystems besteht darin, die physische Grundform für Ihre Ablage festzulegen (Stapel zählen nicht!) - Ordner, Notizbücher, Ordner oder Computerdatenträger.

• Aktenschrank und Aktenordner: Dateiordner, wahrscheinlich das beliebteste Organisationstool für Ahnenforscher, sind kostengünstig, sehr portabel und enthalten problemlos Papiere in verschiedenen Formen und Größen. Wenn sie jedoch gelöscht werden, können Dateiordner zu einem ziemlichen Durcheinander werden - wenn die Papiere nicht in Ordnung sind und möglicherweise verlegt werden. Dateiordner erleichtern das Abrufen von Dokumenten, aber Sie müssen sorgfältig darauf achten, dass das Papier wieder dort abgelegt wird, wo es herkommt. Sobald Sie jedoch viel Papier generiert haben, ist das Dateiordnersystem am flexibelsten und erweiterbarsten.
• Bindemittel: Wenn Sie wirklich gerne Dinge an einem Ort zusammenhalten, ist die Organisation Ihrer gedruckten Genealogie-Daten in Ordnern möglicherweise eine gute Option für Sie. Diese Methode standardisiert Ihre genealogischen Aufzeichnungen in ein normales Papierformat. Dokumente, die Sie nicht mit drei Löchern stanzen möchten, können in Polypropylenhülsen hinzugefügt werden. Bindemittel sind tragbar und erfordern keinen Aktenschrank. Wenn Sie jedoch viel genealogische Forschung betreiben, werden Sie möglicherweise feststellen, dass Bindemittel von sich aus zu umständlich werden.
• Computerdisketten, CDs und DVDs:Transkribieren Durch das Scannen genealogischer Dokumente in den Computer kann viel Platz gespart werden, und computergestützte Organisationssysteme können mühsame Aufgaben wie Sortieren und Querverweise erheblich beschleunigen. Die Qualität der CD-ROM hat sich ebenfalls erheblich verbessert und soll unter geeigneten Lagerbedingungen unbegrenzt lange halten. Aber werden Ihre Nachkommen in 100 oder mehr Jahren einen Computer haben, der sie lesen kann? Wenn Sie Ihren Computer als primäres Organisationssystem verwenden möchten, sollten Sie auch Kopien oder Ausdrucke wichtiger Dokumente erstellen und aufbewahren.

Sobald Sie mit der Organisation Ihrer genealogischen Unordnung begonnen haben, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass eine Kombination von Speichermethoden am besten funktioniert. Einige Leute verwenden beispielsweise Ordner, um "bewährte" Familien- und Dateiordner für verschiedene Recherchen zu unbewiesenen Verbindungen, Nachbarschafts- oder Ortsrecherchen und Korrespondenz zu organisieren. Es ist wichtig zu bedenken, dass die Organisation in Arbeit ist und immer in Arbeit sein wird.

Zum Einrichten und Verwenden von Dateiordnern zum Organisieren Ihrer Genealogie-Aufzeichnungen benötigen Sie die folgenden Grundversorgungen:

1. Ein Aktenschrank oder Aktenschränke mit Deckel. Die Boxen müssen stark sein, vorzugsweise aus Kunststoff, mit horizontalen inneren Rippen oder Rillen für hängende Feilen im Letter-Format.
2. Farbige Ordner mit hängenden Dateien im Letter-Format in blau, grün, rot und gelb. Suchen Sie nach solchen mit großen Registerkarten. Sie können hier auch ein bisschen Geld sparen, indem Sie stattdessen standardmäßige grün hängende Dateiordner kaufen und farbige Etiketten für die Farbcodierung verwenden.
3. Manila-Ordner. Diese sollten etwas kleinere Registerkarten als die Ordner mit hängenden Dateien haben und verstärkte Oberseiten haben, um bei starker Beanspruchung eine lange Lebensdauer zu gewährleisten.
4. Stifte. Verwenden Sie für optimale Ergebnisse einen Stift mit einer ultrafeinen Spitze, einem Filzstift und schwarzer, dauerhafter, säurefreier Tinte.
5. Textmarker. Kaufen Sie Textmarker in Hellblau, Hellgrün, Gelb und Pink (verwenden Sie kein Rot, da es zu dunkel ist). Buntstifte funktionieren auch.
6. Beschriftungen für Dateiordner. Diese Etiketten sollten oben blaue, grüne, rote und gelbe Streifen und auf der Rückseite dauerhaften Klebstoff aufweisen.

Sobald Sie Ihre Verbrauchsmaterialien zusammengestellt haben, können Sie mit den Dateiordnern beginnen. Verwenden Sie für die Abstammungslinien Ihrer vier Großeltern verschiedenfarbige Dateiordner. Mit anderen Worten, alle Ordner, die für die Vorfahren eines Großelternteils erstellt wurden, werden mit derselben Farbe markiert. Die von Ihnen ausgewählten Farben liegen bei Ihnen, aber die folgenden Farboptionen sind am häufigsten:

• BLAU - Vorfahren Ihres Großvaters väterlicherseits (Vaters Vater)
• GRÜN - Vorfahren deines Vaters Oma (Vaters Mutter)
• ROT - Vorfahren Ihres Großvaters mütterlicherseits (Mutters Vater)
• GELB - Vorfahren Ihrer Großmutter mütterlicherseits (Mutter der Mutter)

Erstellen Sie mit den oben beschriebenen Farben einen separaten Ordner für jeden Nachnamen und schreiben Sie Namen auf die Registerkarte mit den hängenden Dateien mit der schwarzen Permanentmarkierung (oder drucken Sie Beilagen auf Ihrem Drucker). Hängen Sie dann die Dateien in alphabetischer Reihenfolge farblich in Ihre Aktenbox oder Ihren Schrank (d. H. Platzieren Sie den Blues alphabetisch in einer Gruppe, die Grüns in einer anderen Gruppe usw.).

Wenn Sie neu in der Ahnenforschung sind, ist dies möglicherweise alles, was Sie tun müssen. Wenn Sie jedoch viele Notizen und Fotokopien gesammelt haben, ist es jetzt an der Zeit, diese zu unterteilen. Hier müssen Sie auswählen, wie Sie Ihre Dateien organisieren möchten. Die beiden beliebtesten Methoden, die auf Seite 1 dieses Artikels beschrieben werden, sind:

1. durch Nachname (weiter aufgeschlüsselt nach Ort und / oder Datensatztyp)
2. durch Paar oder Familiengruppe

Die grundlegenden Anweisungen zum Ablegen sind für jeden gleich. Der Unterschied besteht hauptsächlich darin, wie sie organisiert sind. Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, welche Methode für Sie am besten geeignet ist, verwenden Sie die Nachnamenmethode für einen Nachnamen und die Familiengruppenmethode für eine oder zwei Familien. Finden Sie heraus, welches am besten zu Ihnen passt, oder entwickeln Sie eine eigene Kombination aus beiden.

Erstellen Sie ein Familiengruppenblatt für jedes Ehepaar, das in Ihrem Stammbaum aufgeführt ist. Richten Sie dann Manila-Ordner für jede der Familien ein, indem Sie ein farbiges Etikett auf die Registerkarte "Dateiordner" setzen. Passen Sie die Etikettenfarbe an die Farbe der entsprechenden Familienlinie an. Schreiben Sie auf jedes Etikett die Namen des Paares (mit dem Mädchenname für die Frau) und die Zahlen aus Ihrer Stammbaumkarte (die meisten Stammbaumkarten verwenden die Ahnentafel-Nummerierungssystem). Beispiel: James OWENS und Mary CRISP, 4/5. Legen Sie dann diese Ordner der Manila-Familie in die hängenden Ordner, um den entsprechenden Nachnamen und die entsprechende Farbe zu erhalten in alphabetischer Reihenfolge nach dem Vornamen des Mannes oder in numerischer Reihenfolge nach den Zahlen aus Ihrem Stammbaum Diagramm.

Fügen Sie vor jedem Manila-Ordner den Familiengruppendatensatz der Familie als Inhaltsverzeichnis hinzu. Wenn es mehr als eine Ehe gab, erstellen Sie einen separaten Ordner mit einem Familiengruppendatensatz für jede andere Ehe. Jeder Familienordner sollte alle Dokumente und Notizen aus der Zeit der Ehe eines Paares enthalten. Dokumente, die sich auf Ereignisse vor ihrer Heirat beziehen, sollten in den Ordnern ihrer Eltern abgelegt werden, z. B. Geburtsurkunden und Aufzeichnungen zur Familienzählung.

Sortieren Sie zuerst Ihre Dateien nach Nachnamen und erstellen Sie dann Manila-Ordner für jeden der Datensatztypen, für die Sie haben Papierkram, indem Sie ein farbiges Etikett auf die Registerkarte des Dateiordners legen und die Etikettenfarbe an das anpassen Nachname. Schreiben Sie auf jedes Etikett den Namen des Nachnamens, gefolgt vom Datensatztyp. Beispiel: CRISP: Volkszählung, CRISP: Grundbucheinträge. Legen Sie dann diese Ordner der Manila-Familie in die hängenden Ordner für den entsprechenden Nachnamen und die Farbe, sortiert nach dem Datensatztyp in alphabetischer Reihenfolge.

Erstellen und fügen Sie vor jedem Manila-Ordner ein Inhaltsverzeichnis hinzu, das den Inhalt des Ordners indiziert. Fügen Sie dann alle Dokumente und Notizen hinzu, die dem Nachnamen und der Art des Datensatzes entsprechen.