Schritte zu einem erfolgreichen Familientreffen

Mit etwas Kreativität und Vorausplanung können Sie ein unvergessliches Familientreffen organisieren und planen, über das alle jahrelang sprechen werden.

Es mag offensichtlich erscheinen, aber der erste Schritt für ein Familientreffen besteht darin, zu entscheiden, wer eine Familie ist. Welche Seite der Familie laden Sie ein? Möchten Sie nur nahe Verwandte oder alle Nachkommen von Urgroßvater Jones (oder einem anderen gemeinsamen) einbeziehen? Vorfahr)? Laden Sie nur direkte Verwandte (Eltern, Großeltern, Enkelkinder) ein oder planen Sie, Cousins, zweite Cousins ​​oder dritte Cousins, die zweimal entfernt wurden, einzubeziehen? Denken Sie daran, jeder Schritt zurück auf die Ahnenbaum fügt eine Menge neuer potenzieller Teilnehmer hinzu. Kennen Sie Ihre Grenzen.

Stellen Sie zunächst eine Liste mit Familienmitgliedern zusammen, einschließlich Ehepartnern, Partnern und Kindern. In Kontakt kommen mit mindestens einer Person aus jedem Familienzweig, damit Sie die Kontaktinformationen für jede Person auf Ihrer Liste finden können. Stellen Sie sicher, dass Sie E-Mail-Adressen für diejenigen sammeln, die sie haben - dies hilft wirklich bei Aktualisierungen und Korrespondenz in letzter Minute.

Wenn Sie vorhaben, viele Menschen in Ihr Familientreffen einzubeziehen, sollten Sie eine Umfrage (per Post und / oder E-Mail) versenden, um die Menschen darüber zu informieren, dass ein Wiedersehen geplant ist. Auf diese Weise können Sie das Interesse und die Vorlieben einschätzen und um Hilfe bei der Planung bitten. Geben Sie mögliche Daten, den vorgeschlagenen Wiedervereinigungstyp und einen allgemeinen Ort an (eine frühzeitige Erörterung möglicher Kosten kann eine positive Antwort verhindern) und bitten Sie höflich um eine rechtzeitige Antwort auf Ihre Fragen. Fügen Sie die Namen interessierter Verwandter, die die Umfrage für zukünftige Mailings an Ihre Wiedervereinigungsliste zurücksenden, hinzu und / oder halten Sie sie über eine Website zur Familienzusammenführung über Wiedervereinigungspläne auf dem Laufenden.

Sofern es sich nicht um ein Treffen von fünf Schwestern bei Tante Maggie handelt, ist ein Wiedervereinigungskomitee für die Planung eines reibungslosen und erfolgreichen Familientreffens fast unabdingbar. Beauftragen Sie jemanden mit den wichtigsten Aspekten des Wiedersehens - Ort, gesellschaftliche Ereignisse, Budget, Mailings, Aufzeichnungen usw. Warum die ganze Arbeit selbst machen, wenn Sie nicht müssen?

Es ist kein großes Wiedersehen, wenn niemand teilnehmen kann. Unabhängig davon, ob Sie Ihr Familientreffen so planen, dass es mit einem Meilenstein der Familie oder einem besonderen Tag, Sommerferien oder Feiertagen zusammenfällt, hilft es, Familienmitglieder zu befragen, um Zeit- und Datumskonflikte zu vermeiden. Da Familientreffen alles umfassen können, vom Grillen am Nachmittag bis zu einer großen Angelegenheit, die drei oder mehr Tage dauert, müssen Sie auch festlegen, wie lange Sie zusammenkommen möchten. Eine gute Faustregel: Je weiter die Menschen reisen müssen, um den Ort der Wiedervereinigung zu erreichen, desto länger sollte die Wiedervereinigung dauern. Denken Sie vor allem daran, dass Sie nicht alle unterbringen können. Wählen Sie Ihre endgültigen Daten basierend auf dem, was für die Mehrheit der Teilnehmer am besten ist.

Ziel für a Ort der Familienzusammenführung Das ist für die Mehrheit der Personen, an denen Sie teilnehmen möchten, am zugänglichsten und erschwinglichsten. Wenn Familienmitglieder in einem Bereich zusammengefasst sind, wählen Sie einen Ort für ein Wiedersehen in der Nähe aus. Wenn alle verstreut sind, wählen Sie einen zentralen Ort, um die Reisekosten für weit entfernte Verwandte zu senken.

Dies bestimmt den Umfang des Essens, der Dekoration, der Unterkunft und der Aktivitäten für Ihr Familientreffen. Sie können wählen, ob Familien für ihre eigenen Übernachtungsmöglichkeiten bezahlen, ein überdachtes Gericht mitbringen usw., es sei denn, Sie haben dies getan Als weitere Einnahmequelle müssen Sie außerdem eine Registrierungsgebühr pro Familie festlegen, um Dekoration, Aktivität und Standort zu verbessern Kosten.

Sobald Sie einen Ort ausgewählt und ein Datum festgelegt haben, ist es Zeit, einen Ort für die Wiedervereinigung auszuwählen. "Nach Hause gehen" ist ein großer Anziehungspunkt für Familientreffen. Vielleicht möchten Sie das alte Familienhaus oder eine andere historische Stätte in Betracht ziehen, die mit der Vergangenheit Ihrer Familie verbunden ist. Abhängig von der Größe des Wiedersehens können Sie möglicherweise ein Familienmitglied finden, das sich freiwillig bereit erklärt, es bei sich zu Hause zu haben. Für größere Treffen sind Parks, Hotels, Restaurants und Gemeindehallen ein guter Ausgangspunkt. Wenn Sie ein mehrtägiges Wiedersehen planen, sollten Sie einen Resortstandort in Betracht ziehen, an dem Menschen Wiedersehensaktivitäten mit einem Familienurlaub kombinieren können.

Das Erstellen eines Themas für ein Familientreffen ist eine großartige Möglichkeit, Menschen zu interessieren und ihre Teilnahme zu erhöhen. Es macht auch mehr Spaß, wenn es darum geht, mit Essen, Spielen, Aktivitäten, Einladungen und fast jedem anderen Aspekt des Wiedersehens einfallsreich zu sein. Besonders beliebt sind familiengeschichtliche Themen, wie Versammlungen, die den Geburtstag oder das Jubiläum eines ganz besonderen Familienmitglieds feiern, oder das kulturelle Erbe der Familie (d. H. Hawaiianisches Luau).

Eine große Gruppe von Menschen mit unterschiedlichem Geschmack zu ernähren, ist vielleicht einer der schwierigsten Teile bei der Planung eines Wiedersehens. Machen Sie es sich einfach, indem Sie ein Menü auswählen, das sich auf Ihr Thema bezieht, oder eines, das das Erbe Ihrer Familie feiert. Organisieren Sie eine Gruppe von Familienmitgliedern, um das Essen für das Familientreffen vorzubereiten, oder wenn Sie eine haben Eine große Gruppe und Ihr Budget erlauben es, einen Caterer oder ein Restaurant zu finden, für das Sie zumindest einen Teil der Arbeit erledigen können Du. Ein leckeres Menü sorgt für ein unvergessliches Familientreffen.

Sie müssen nicht die ganze Zeit alle beschäftigen, aber geplante Aktivitäten und Eisbrecher bei Ihrem Familientreffen bietet Menschen, die sich nicht gut kennen, eine einfache Möglichkeit, bequem Zeit miteinander zu verbringen. Schließen Sie Aktivitäten ein, die alle Altersgruppen und darüber hinaus ansprechen Familienwissen über das gemeinsame Erbe. Möglicherweise möchten Sie auch Preise für besondere Auszeichnungen wie das älteste Familienmitglied oder die längste zurückgelegte Strecke vergeben.

Du hast eine Menge Leute, was hast du jetzt mit ihnen vor? Es ist jetzt an der Zeit, Vorkehrungen für Zelte (wenn ein Wiedersehen im Freien getroffen wird), Stühle, Parkdekorationen, Programme, Schilder, T-Shirts, Goodie-Bags und andere Anforderungen für den Tag des Wiedersehens zu treffen. Dies ist die Zeit, um eine Checkliste für Familientreffen zu konsultieren!

Während viele Familienmitglieder zweifellos ihre eigenen Kameras mitbringen, ist es hilfreich, auch Pläne für die Aufzeichnung des Gesamtereignisses zu machen. Egal, ob Sie einen bestimmten Verwandten als offiziellen Wiedervereinigungsfotografen bestimmen oder einen Fachmann einstellen Um Fotos oder Videos aufzunehmen, sollten Sie eine Liste der Personen und Ereignisse erstellen, die Sie sein möchten verzeichnet. Kaufen Sie für spontane "Momente" ein Dutzend Einwegkameras und verteilen Sie sie an freiwillige Gäste. Vergiss nicht, sie am Ende des Tages abzuholen!

Sobald Sie die meisten Ihrer Pläne umgesetzt haben, ist es Zeit, die Gäste per Post, E-Mail und / oder Telefon einzuladen. Sie sollten dies im Voraus tun, um sicherzustellen, dass alle Zeit haben, es in ihren Kalender aufzunehmen. Wenn Sie Eintrittsgelder erheben, erwähnen Sie dies in der Einladung und legen Sie eine Vorabfrist fest, bis zu der mindestens ein Prozentsatz des Tickets anfällt Preis ist erforderlich (es sei denn, Sie sind reich genug, um alle Kosten selbst zu decken und können bis zur tatsächlichen Wiedervereinigung warten Rückerstattung). Im Voraus gekaufte Tickets bedeuten auch, dass die Wahrscheinlichkeit geringer ist, dass Personen im letzten Moment stornieren! Dies ist auch eine gute Gelegenheit, um Menschen zu bitten, auch wenn sie nicht an der Wiedervereinigung teilnehmen können Stammbäume, Fotos, Sammlerstücke und Geschichten, die Sie mit anderen Familienmitgliedern teilen können.

Wenn Sie keine Eintrittsgebühren für Ihr Wiedersehen erheben möchten, müssen Sie eine kleine Spendenaktion einplanen. Selbst wenn Sie Zulassungen sammeln, kann das Sammeln von Spenden Geld für einige ausgefallene "Extras" liefern. Kreative Wege, um Geld zu sammeln Dazu gehört, eine Auktion oder Verlosung bei der Wiedervereinigung abzuhalten oder Familienhüte, T-Shirts, Bücher oder Wiedervereinigungsvideos herzustellen und zu verkaufen.

Erstellen Sie ein Programm, das die Aufstellung der geplanten Wiedervereinigungsereignisse beschreibt, die Familienmitgliedern bei ihrer Ankunft zur Wiedervereinigung zur Verfügung gestellt werden sollen. Sie können dies auch vor dem Wiedersehen per E-Mail oder auf Ihrer Reunion-Website versenden. Dies hilft dabei, Menschen an Aktivitäten zu erinnern, bei denen sie möglicherweise etwas mitbringen müssen, z. B. eine Fotowand oder Stammbaum Diagramm.

Der große Tag ist fast da und jetzt ist es Zeit sicherzustellen, dass es reibungslos verläuft. Erstellen Sie eingängige, leicht zu bedienende Schilder, um ankommende Gäste auf Registrierung, Parkplätze und wichtige Orte wie Badezimmer hinzuweisen. Kaufen oder erstellen Sie ein Gästebuch, um Unterschriften, Adressen und andere wichtige Informationen zu sammeln und als permanente Aufzeichnung der Wiedervereinigung zu dienen. Kaufen Sie vorgefertigte Namensschilder oder drucken Sie Ihre eigenen aus, um das Mischen und Vermischen zwischen unbekannten Familienmitgliedern zu erleichtern. Stammbaum-Wandkarten sind immer ein großer Erfolg, da die Teilnehmer der Wiedervereinigung immer wissen möchten, wo sie in die Familie passen. Beliebt sind auch gerahmte Fotos oder gedruckte Poster von gemeinsamen Vorfahren oder früheren Familientreffen. Und wenn Sie wissen möchten, was alle von Ihrer Wiedervereinigungsplanung halten, drucken Sie einige Bewertungsformulare aus, die die Teilnehmer beim Verlassen ausfüllen können.

Bestimmen Sie einen oder mehrere Freiwillige, die einen Newsletter nach der Wiedervereinigung mit Geschichten, Fotos und Nachrichten aus der Wiedervereinigung erstellen und versenden sollen. Wenn Sie Familieninformationen gesammelt haben, senden Sie eine aktualisierte Genealogie-Diagramm auch. Dies ist eine großartige Möglichkeit, die Menschen für das nächste Wiedersehen zu begeistern und weniger glückliche Familienmitglieder einzubeziehen, die nicht teilnehmen konnten.