Wie schreibe ich ein Beschwerdebrief?

Hier ist ein Projekt, das Sie vorstellen wird Brainstorming und üben Sie das Schreiben in Gruppen. Sie werden sich mit drei oder vier anderen Autoren zusammenschließen, um a zu komponieren Brief der Beschwerde (auch a genannt Anspruchsschreiben).

Das beste Thema für diese Aufgabe ist eines, das Ihnen und den anderen Mitgliedern Ihrer Gruppe wirklich am Herzen liegt. Sie können dem Speisesaalleiter schreiben, um sich über die Qualität des Essens zu beschweren, oder einem Ausbilder, um sich über seine Einstufung zu beschweren Politik, an den Gouverneur, sich über Kürzungen des Bildungsbudgets zu beschweren - welches Thema auch immer die Mitglieder Ihrer Gruppe interessant und interessant finden lohnend.

Schlagen Sie zunächst Themen vor und bitten Sie ein Mitglied der Gruppe, diese aufzuschreiben, sobald sie gegeben sind. Halten Sie an dieser Stelle nicht an, um die Themen zu diskutieren oder zu bewerten: Bereiten Sie einfach eine lange Liste von Möglichkeiten vor.

Sobald Sie eine Seite mit Themen gefüllt haben, können Sie untereinander entscheiden, über welche Sie schreiben möchten. Besprechen Sie dann die Punkte, die Ihrer Meinung nach im Brief angesprochen werden sollten.

Lassen Sie erneut ein Mitglied der Gruppe diese Vorschläge verfolgen. Ihr Brief muss das Problem klar erläutern und zeigen, warum Ihre Beschwerde ernst genommen werden sollte.

In diesem Stadium stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie zusätzliche Informationen sammeln müssen, um Ihre Ideen effektiv zu entwickeln. Wenn ja, bitten Sie ein oder zwei Mitglieder der Gruppe, Grundlagenforschung zu betreiben und ihre Ergebnisse in die Gruppe zurückzubringen.

Nachdem Sie ausreichend Material für Ihr Beschwerdebrief gesammelt haben, wählen Sie ein Mitglied aus, um einen groben Entwurf zu erstellen. Wenn dies abgeschlossen ist, sollte der Entwurf vorgelesen werden, damit alle Mitglieder der Gruppe Möglichkeiten zur Verbesserung durch Überarbeitung empfehlen können. Jedes Gruppenmitglied sollte die Möglichkeit haben, den Brief gemäß den Vorschlägen der anderen zu überarbeiten.

Als Leitfaden für Ihre Überarbeitung möchten Sie möglicherweise die Struktur des folgenden Beispielbeschwerdebriefs untersuchen. Beachten Sie, dass der Brief drei verschiedene Teile hat:

• Ein Einführung das identifiziert den Gegenstand der Beschwerde eindeutig.
• EIN Körperabschnitt dass (a) die Art der Beschwerde klar und spezifisch erklärt und (b) dem Leser alle Informationen zur Verfügung stellt, die für eine angemessene Antwort erforderlich sind.
• EIN Fazit Darin wird klar angegeben, welche Maßnahmen zur Behebung des Problems erforderlich sind.

Annie Jolly
110-C Woodhouse Lane
Savannah, Georgia 31419
1. November 2007
Herr Frederick Rozco, Präsident
Rozco Corporation
14641 Peachtree Boulevard
Atlanta, Georgia 303030
Sehr geehrter Herr Rozco:
Am 15. Oktober 2007 bestellte ich als Antwort auf ein spezielles Fernsehangebot einen Tressel Toaster bei Ihrer Firma. Das Produkt kam am 22. Oktober scheinbar unbeschädigt per Post an. Als ich jedoch am selben Abend versuchte, den Tressel Toaster zu bedienen, stellte ich verzweifelt fest, dass dies der Fall war Ihren Anspruch auf "schnelles, sicheres und professionelles Haarstyling" nicht erfüllen. Stattdessen hat es meine schwer beschädigt Haar.
Nachdem ich den Anweisungen zum "Aufstellen des Toasters von anderen Geräten auf einer trockenen Theke" in meinem Badezimmer gefolgt war, setzte ich den Stahlkamm ein und wartete 60 Sekunden. Dann entfernte ich den Kamm vom Toaster und fuhr mir mit den Anweisungen für eine "Venusian Curl" mit dem heißen Kamm durch die Haare. Nach nur wenigen Sekunden roch ich jedoch brennendes Haar und legte den Kamm sofort wieder in den Toaster. Als ich das tat, flogen Funken aus dem Auslass. Ich wollte den Toaster ausstecken, war aber zu spät: Eine Sicherung war bereits durchgebrannt. Ein paar Minuten später, nachdem ich die Sicherung ausgetauscht hatte, schaute ich in den Spiegel und sah, dass meine Haare an mehreren Stellen verbrannt waren.
Ich sende den Tressel Toaster (zusammen mit der ungeöffneten Flasche Un-Do Shampoo) zurück und erwarte eine volle Rückerstattung von 39,95 USD plus 5,90 USD für die Versandkosten. Außerdem lege ich eine Quittung für die Perücke bei, die ich gekauft habe, und muss sie tragen, bis das beschädigte Haar nachwächst. Bitte senden Sie mir einen Scheck über 303,67 USD, um die Rückerstattung für den Tressel Toaster und die Kosten für die Perücke zu decken.
Mit freundlichen Grüßen,
Annie Jolly

Beachten Sie, wie die Autorin ihre Beschwerde eher mit Fakten als mit Emotionen eingereicht hat. Der Brief ist fest und direkt, aber auch respektvoll und höflich.

Bitten Sie ein Mitglied Ihrer Gruppe, Ihren Beschwerdebrief vorzulesen und darauf zu antworten, als hätte er ihn gerade per Post erhalten. Tut die Beschwerde Ton gültig und es wert, ernst genommen zu werden? Wenn ja, bitten Sie die Mitglieder der Gruppe, zu überarbeiten, zu bearbeiten und Korrekturlesen den Brief ein letztes Mal unter Verwendung der folgenden Checkliste als Leitfaden:

• Entspricht Ihr Brief dem im obigen Beispiel gezeigten Standardformat?
• Besteht Ihr Brief aus einer Einleitung, einem Textabschnitt und einer Schlussfolgerung?
• Identifiziert Ihr einleitender Absatz klar, worüber Sie sich beschweren?
• Erklärt Ihr Textabschnitt klar und spezifisch die Art der Beschwerde?
• Haben Sie dem Leser im Hauptteil alle Informationen zur Verfügung gestellt, die er benötigt, um effektiv auf Ihre Beschwerde zu reagieren?
• Haben Sie Ihre Beschwerde ruhig und klar übermittelt und sich dabei eher auf Fakten als auf Emotionen gestützt?
• Haben Sie die Informationen in Ihrem Textabschnitt klar organisiert, sodass ein Satz logisch zum nächsten führt?
• Haben Sie in Ihrer Schlussfolgerung klar angegeben, welche Maßnahmen Ihr Leser ergreifen soll?
• Haben Sie den Brief sorgfältig Korrektur gelesen?