Ein Anspruchsschreiben ist a überzeugendBrief Wird von einem Kunden an ein Unternehmen oder eine Agentur gesendet, um ein Problem mit einem Produkt oder einer Dienstleistung zu identifizieren, und kann auch als Beschwerdebrief bezeichnet werden.
In der Regel wird ein Antragsschreiben mit einer Aufforderung zur Anpassung, z. B. einer Rückerstattung, geöffnet (und manchmal geschlossen). Ersatz oder Zahlung für Schäden, obwohl ein herzlicher Eröffnungsabsatz über die Transaktion oder das Produkt sein kann bevorzugt.
Als Methode von GeschäftskorrespondenzAntragsschreiben werden als rechtsverbindliche Form der Mitteilung versandt, die als Beweismittel dienen kann, wenn ein Antrag vor Gericht gestellt wird. In den meisten Fällen sind Gerichtsauftritte nicht erforderlich, da der Geschäftsempfänger in der Regel eine Antwort in Form eines Anpassungsschreiben, die den Anspruch begleicht.
Hauptelemente eines Anspruchsschreibens
Die meisten Geschäftsleute und Wissenschaftler sind sich einig, dass ein grundlegendes Antragsschreiben vier Kernelemente enthalten sollte: eine klare Erklärung der Beschwerde, eine Erklärung von Welchen Streit dies verursacht hat oder welche Verluste dadurch entstanden sind, ein Appell an Ehrlichkeit und Fairness und eine Erklärung darüber, was Sie für eine faire Anpassung halten würden Rückkehr.
Die Genauigkeit der Erklärung ist entscheidend für die schnelle und effektive Abwicklung des Anspruchs. Daher sollte ein Anspruchsschreiber so genau wie möglich über die Fehlerhaftigkeit von a informieren Produkt oder der Fehler im Service erhalten, einschließlich Datum und Uhrzeit, der Betrag ist Kosten und Quittung oder Bestellnummer und alle anderen Details, die helfen, genau zu definieren, was ging falsch.
Die Unannehmlichkeiten, die dieser Fehler verursacht hat, und ein Appell an die Menschlichkeit und das Mitgefühl des Lesers sind gleichermaßen wichtig, um das zu erreichen, was der Autor aus der Behauptung heraus will. Dies gibt dem Leser die Motivation, auf die Anfrage des Schriftstellers umgehend zu reagieren, um die Situation zu korrigieren und den Kunden als Kunden zu halten.
Als R.C. Krishna Mohan schreibt in "Business Correspondence and Report Writing", dass "um eine schnelle und sichere zu sichern Bei zufriedenstellender Antwort wird in der Regel ein Antragsschreiben an den Abteilungsleiter oder die für die zuständige Abteilung geschrieben Fehler."
Tipps für einen effektiven Brief
Der Ton des Briefes sollte mindestens auf einem Business-Casual-Niveau gehalten werden, wenn nicht auf einem Business-Formal-Level, um die Professionalität der Anfrage aufrechtzuerhalten. Darüber hinaus sollte der Verfasser die Beschwerde mit der Annahme verfassen, dass der Antrag nach Eingang genehmigt wird.
L. L. Sue Baugh, Maridell Fryar und David A. Thomas schreibt in "Wie man erstklassige Geschäftskorrespondenz schreibt", dass Sie "Ihren Anspruch genau und taktvoll geltend machen sollten". und dass es am besten ist, "Drohungen, Anschuldigungen oder verschleierte Hinweise darauf zu vermeiden, was Sie tun werden, wenn die Angelegenheit nicht gelöst ist sofort."
Freundlichkeit spielt in der Welt des Kundendienstes eine große Rolle, daher ist es besser, die Menschlichkeit des Empfängers durch anzusprechen Angabe, wie sich das Problem auf Sie persönlich ausgewirkt hat, anstatt zu drohen, das Unternehmen zu boykottieren oder zu verleumden Name. Unfälle passieren und Fehler werden gemacht - es gibt keinen Grund, unhöflich zu sein.