So formatieren und schreiben Sie einen einfachen Geschäftsbrief

Leute schreiben Geschäftsbriefe und E-Mails aus einer Vielzahl von Gründen, z. B. um Informationen anzufordern, Transaktionen durchzuführen, Arbeitsplätze zu sichern und so weiter. Effektive Geschäftskorrespondenz sollte klar und präzise sein, einen respektvollen Ton haben und richtig formatiert sein. Indem Sie einen Geschäftsbrief in seine Grundbestandteile zerlegen, können Sie lernen, wie Sie effektiv kommunizieren und Ihre Fähigkeiten als Schriftsteller verbessern können.

Ein typischer Geschäftsbrief enthält drei Abschnitte, eine Einführung, einen Text und eine Schlussfolgerung.

1. Die Einleitung: Die Einleitung gibt an, wen der Autor anspricht. Wenn Sie an jemanden schreiben, den Sie nicht kennen oder den Sie nur kurz kennengelernt haben, kann die Einführung auch einen kurzen Grund dafür enthalten, warum Sie schreiben. Normalerweise ist die Einleitung nur ein oder zwei Sätze lang.
2. Der Körper: Im Buchstabenkörper geben Sie Ihr Unternehmen an. Dieser Abschnitt kann nur wenige Sätze oder mehrere Absätze umfassen. Es hängt alles vom Detaillierungsgrad ab, der zur Beschreibung des vorliegenden Themas erforderlich ist.
   instagram viewer
3. Das Fazit: Die Schlussfolgerung ist der letzte Abschnitt, in dem Sie künftige Maßnahmen fordern. Dies kann eine Gelegenheit sein, persönlich zu sprechen, zusätzliche Informationen anzufordern oder eine Transaktion durchzuführen. Wie in der Einleitung sollte dieser Abschnitt nicht mehr als ein oder zwei Sätze umfassen und klar machen, was Sie von der Person, die Ihren Brief liest, möchten.

Der Ton der Einführung hängt von Ihrer Beziehung zum Briefempfänger ab. Wenn Sie einen engen Freund oder einen Geschäftskollegen ansprechen, ist die Verwendung seines Vornamens akzeptabel. Wenn Sie jedoch an jemanden schreiben, den Sie nicht kennen, sprechen Sie ihn am besten formell in der Begrüßung an. Wenn Sie den Namen der Person, an die Sie schreiben, nicht kennen, verwenden Sie deren Titel oder eine allgemeine Anrede.

Einige Beispiele:

• Sehr geehrter Personalchef
• Sehr geehrte Damen und Herren
• Sehr geehrter Herr Dr., Herr, Frau, Frau (Nachname)
• Lieber Frank (benutze dies, wenn die Person ein enger Geschäftskontakt oder Freund ist)

Das Schreiben an eine bestimmte Person wird immer bevorzugt. Verwenden Sie im Allgemeinen Herrn, wenn Sie Männer und Frau für Frauen in der Begrüßung ansprechen. Verwenden Sie den Titel eines Arztes nur für Mediziner. Während Sie einen Geschäftsbrief immer mit dem Wort "Lieber" beginnen sollten, ist dies eine Option für Geschäfts-E-Mails, die weniger formal sind.

Wenn Sie an jemanden schreiben, den Sie nicht kennen oder den Sie nur nebenbei kennengelernt haben, möchten Sie möglicherweise der Begrüßung folgen, indem Sie einen Kontext angeben, warum Sie diese Person kontaktieren.

Einige Beispiele:

• Mit Bezug auf Ihre Werbung in der Times ...
• Ich verfolge gestern unseren Anruf.
• Vielen Dank für Ihren Brief vom 5. März.

Der Großteil eines Geschäftsbriefs ist im Text enthalten. Hier gibt der Verfasser seinen Grund für die Korrespondenz an. Zum Beispiel:

• Ich schreibe an Anfragen über die Position in The Daily Mail veröffentlicht.
• Ich schreibe, um die Versanddetails auf Bestellnummer 2346 zu bestätigen.
• Ich schreibe, um mich für die Schwierigkeiten zu entschuldigen, die Sie letzte Woche in unserer Niederlassung hatten.

Wenn Sie den allgemeinen Grund für das Schreiben Ihres Geschäftsbriefs angegeben haben, verwenden Sie den Text, um zusätzliche Details anzugeben. Beispielsweise können Sie einem Kunden wichtige Dokumente zum Unterschreiben senden. Entschuldigung bei einem Kunden für schlechten Service, Informationen von einer Quelle oder aus einem anderen Grund anfordern. Denken Sie aus irgendeinem Grund daran, eine höfliche und höfliche Sprache zu verwenden.

Zum Beispiel:

• Ich wäre dankbar, Sie nächste Woche zu treffen.
• Hättest du vielleicht zeit für a Treffen nächste Woche?
• Ich würde mich freuen, Ihnen im kommenden Monat einen Rundgang durch unsere Einrichtung zu geben.
• Leider müssen wir das Treffen auf den 1. Juni verschieben.
• Anbei finden Sie eine Kopie des Vertrages. Bitte unterschreiben Sie, wo angegeben.

Es ist üblich, einige abschließende Bemerkungen aufzunehmen, nachdem Sie Ihr Unternehmen in den Hauptteil des Briefes aufgenommen haben. Dies ist Ihre Gelegenheit, Ihre Beziehung zum Empfänger zu festigen, und es sollte nur ein Satz sein.

• Bitte kontaktieren Sie uns erneut, wenn wir Ihnen weiterhelfen können.
• Wenn Sie Fragen haben, können Sie mich gerne anrufen.
• Sie können den Abschluss auch verwenden, um einen zukünftigen Kontakt mit dem Leser anzufordern oder anzubieten.
• Ich freue mich darauf bald von Ihnen zu hören.
• Bitte kontaktieren Sie meinen Assistenten, um einen Termin zu vereinbaren.

Das Letzte, was alle Geschäftsbriefe brauchen, ist eine Anrede, in der Sie sich vom Leser verabschieden. Wie bei der Einleitung, wie Sie das schreiben Anrede hängt von Ihrer Beziehung zum Empfänger ab.

Verwenden Sie für Kunden, bei denen Sie keinen Vornamen haben, Folgendes:

• Mit freundlichen Grüßen (wenn Sie den Namen der Person, an die Sie schreiben, nicht kennen)
• Mit freundlichen Grüßen (wenn Sie den Namen der Person kennen, an die Sie schreiben.

Wenn Sie einen Vornamen haben, verwenden Sie:

• Beste Wünsche (wenn Sie Bekannte sind)
• Mit freundlichen Grüßen oder Grüße (wenn die Person ein enger Freund oder Kontakt ist)

Beispiel eines Geschäftsbriefs