Im Geschäftskorrespondenz, Protokolle sind die offiziellen schriftlichen Aufzeichnungen einer Sitzung. Protokolle werden in der Regel in der Präteritum. Sie dienen als permanente Aufzeichnung der behandelten Themen, der erzielten Schlussfolgerungen, der ergriffenen Maßnahmen und der gegebenen Aufgaben. Sie sind auch eine Aufzeichnung darüber, welche Personen Beiträge zu dem Treffen in Bezug auf neue Ideen geleistet haben und wie diese Ideen aufgenommen wurden. Wenn bei einer Sitzung abgestimmt wird, dient das Protokoll als Aufzeichnung darüber, wer für einen Vorschlag gestimmt hat und wer dagegen gestimmt hat kann in Zukunft berücksichtigt werden, wenn die Konsequenzen der Umsetzung oder Ablehnung dieses Vorschlags eintreten Früchte tragen.
Einige Minuten werden von einer Aufnahmesekretärin aufbewahrt, einem Mitarbeiter, der speziell damit beauftragt ist, Protokolle zu führen, alle Aufzeichnungen und Dateien zu führen und zu verfolgen Anwesenheits- und Abstimmungsunterlagen sowie Berichterstattung an die entsprechenden benannten Parteien (z. B. einen Verwaltungsrat oder das obere Management von a Geschäft). Die Protokolle können jedoch von jeder Person geführt werden, die an einer Sitzung teilnimmt, und werden im Allgemeinen an alle Mitglieder der auf der Sitzung vertretenen Einheit verteilt.
Viele Organisationen verwenden eine Standardvorlage oder ein spezielles Format, um Protokolle zu führen, und die Reihenfolge der Teile kann variieren.