In Geschäftskorrespondenz und Technikl Kommunikation werden Grafiken als visuelle Darstellungen verwendet, um die Text in einem Prüfbericht, Vorschlag, Satz von Anweisungen, oder ähnliche Dokumente.
Zu den Arten von Grafiken gehören Diagramme, Diagramme, Zeichnungen, Abbildungen, Grafiken, Karten, Fotos und Tabellen.
Etymologie: Aus dem Griechischen "Schreiben"
"Erfolgreiche Visuals integrieren Substanz, Statistik und Design, um vier Prinzipien zu erreichen: Klarheit, Präzision, Effizienz und Integrität. Die besten Visuals geben dem Betrachter auf kleinstem Raum möglichst schnell die meisten Ideen."
(Johannes M. Penrose, Robert W. Rasberry und Robert J. Myers, Geschäftskommunikation für Manager: Ein fortschrittlicher Ansatz, 5. Aufl. Thomson, 2004)
Kriterien für effektive Grafiken
Ob handgezeichnet oder computergeneriert, erfolgreiche Tabellen und Abbildungen haben diese Eigenschaften (von Sharon Gerson und Steven Gerson, Technische Redaktion: Prozess und Produkt, 5. Aufl. Pearson, 2006):
- Sind in den Text integriert (d. h. die Grafik ergänzt den Text; der Text erklärt die Grafik).
- An geeigneter Stelle platziert sind (am besten direkt nach dem Text, der auf die Grafik verweist und nicht eine Seite oder Seiten später).
- Ergänzen Sie das im Text erläuterte Material (ohne redundant).
- Kommunizieren Sie wichtige Informationen, die in einem Absatz oder einem längeren Text nicht ohne weiteres vermittelt werden könnten.
- Enthalten Sie keine Details, die die Informationen ablenken, anstatt sie zu verbessern.
- Sind eine effektive Größe (nicht zu klein oder zu groß).
- Sind ordentlich gedruckt, um lesbar zu sein.
- Sind richtig beschriftet (mit Legenden, Überschriften und Titeln).
- Folgen Sie dem Stil anderer Abbildungen oder Tabellen im Text.
- Sind gut durchdacht und sorgfältig ausgeführt.
Vorteile von Grafiken
„Grafiken bieten Vorteile, die Worte allein nicht bieten können:
- Grafiken sind unverzichtbar, um logische und numerische Zusammenhänge aufzuzeigen[.. .]
- Grafiken können kommunizieren räumlich Informationen effektiver als Worte allein.
- Grafiken können Schritte in a. kommunizieren Prozess effektiver als Worte allein[.. .]
- Grafiken können Platz sparen[.. .]
- Grafiken können die Kosten von Dokumenten reduzieren, die für internationale Leser bestimmt sind.. .
Suchen Sie beim Planen und Entwerfen Ihres Dokuments nach Möglichkeiten, Grafiken zu verwenden, um Informationen zu verdeutlichen, hervorzuheben und zu organisieren."
(Mike Markel, Technische Kommunikation, 9. Aufl. Bedford/St. Martins, 2010)
Auch bekannt als: visuelle Hilfsmittel, Visuals