Der Zweck von Bestätigungsschreiben besteht darin, den Nachweis zu erbringen, dass Sie bestimmte Dokumente oder eine bestimmte Art von Anfrage erhalten haben. Anerkennungsschreiben werden häufig für alles verwendet, was an einem Rechtsverfahren beteiligt ist.
Elemente des Briefes
Wie bei jeder geschäftlichen oder beruflichen Korrespondenz sollten Sie Ihren Brief mit einigen spezifischen und erwarteten Elementen beginnen:
- Ihr Name, Ihre Adresse und das Datum oben rechts
- Der Name der Person, an die Sie den Buchstaben oben links in der Zeile unter Ihrer Adresse adressieren
- Der Firmenname (falls zutreffend)
- Die Adresse der Firma oder Person
- Eine Betreffzeile, in der der Zweck des Briefes kurz in Fettdruck angegeben ist (z. B. "Rechtssache Nr. 24").
- Ein Eröffnungsgruß wie "Dear Mr. Smith"
Wenn Sie mit dem Bestätigungsschreiben beginnen, beginnen Sie mit einem kurzen Satz, der besagt, dass es sich tatsächlich um ein Bestätigungsschreiben handelt. Einige Sätze, die Sie verwenden können, umfassen:
- Ich bestätige hiermit den Erhalt der folgenden Dokumente ...
- Ich bestätige den Erhalt von ...
- Wir werden sicherstellen, dass die verantwortliche Person diese Materialien sofort nach der Rückkehr ins Büro erhält.
Der Rest des Briefes sollte den Text enthalten, in dem Sie in ein oder zwei Absätzen erklären, was Sie konkret anerkennen. Am Ende des Briefkörpers können Sie bei Bedarf Ihre Hilfe anbieten, z. B.: "Wenn ich Ihnen weiter behilflich sein kann, Bitte zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren. "Beenden Sie den Brief mit einem Standardabschluss, wie zum Beispiel:" Mit freundlichen Grüßen, Mr. Joe Smith, XX Feste."
Briefvorlage
Es kann hilfreich sein, eine Musterbriefvorlage anzuzeigen. Fühlen Sie sich frei, das unten stehende Format für Ihr Bestätigungsschreiben zu kopieren. Obwohl es in diesem Artikel nicht als solches gedruckt wird, beachten Sie, dass Sie im Allgemeinen Ihre Adresse und das Datum richtig einstellen sollten.
Joseph Smith
Acme Trading Company
5555 S. Hauptstraße
Überall Kalifornien 90001
25. März 2018
Re:Rechtssache Nr. 24
Sehr geehrter ______:
Da Herr Doug Jones für die nächsten zwei Wochen nicht im Büro ist, bestätige ich den Eingang Ihres Schreibens vom 20. März 2018. Es wird ihm sofort nach seiner Rückkehr zur Kenntnis gebracht.
Wenn ich Ihnen während der Abwesenheit von Herrn Jones behilflich sein kann, rufen Sie uns bitte an.
Dein,
Joseph Smith
Unterschreiben Sie den Brief unter dem Schluss "Mit freundlichen Grüßen" direkt über Ihrem Namen.
Andere Überlegungen
Das Bestätigungsschreiben enthält Unterlagen darüber, dass Sie das Schreiben, die Bestellung oder die Beschwerde von der anderen Partei erhalten haben. Sollte es zu einer rechtlichen oder geschäftlichen Meinungsverschiedenheit kommen, zeigt Ihr Bestätigungsschreiben, dass Sie auf die Anfrage der anderen Partei reagiert haben.
Wenn Sie mit dem Geschäftsbriefstil nicht vertraut sind, nehmen Sie sich Zeit, um das Grundformat für das Schreiben zu erlernen Geschäftsbriefeund überprüfen Sie die verschiedene Arten von Geschäftsbriefen. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Fähigkeiten für bestimmte Geschäftszwecke wie z Anfragen stellen, Ansprüche anpassenund schreiben Anschreiben.